Extrait de la Revue : La Semaine Juridique – Notariale et Immobilière n°16-17

Frédéric Dempuré, ancien chargé d’enseignement à l’université de Poitiers

Elle a beau être l’outil le plus ancien de l’ère Internet, la messagerie reste au cœur de nos pratiques numériques personnelles et professionnelles.
Grâce à elle chacun de nous peut être joignable à tout moment et n’importe où. Dans les faits, cela se traduit par une moyenne de 120 courriels par jour et, à en croire la dernière étude d’Adobe, par plus de 5 heures quotidiennes perdues par les professionnels français à consulter leur messagerie. Une bonne raison d’adopter quelques bonnes pratiques pour que notre messagerie électronique ne soit plus un boulet à traîner mais un outil de communication performant.

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1. Imposer son rythme

N’ayons pas peur des mots, la plupart d’entre nous sommes esclaves de notre messagerie.
Autrement-dit, nous nous mettons en situation d’être immédiatement disponibles lorsqu’un courriel tombe. Pire, même si rien n’arrive nous ne pouvons nous retenir de très régulièrement, presque de manière compulsive, nous emparer de nos smartphones ou de jeter un coup d’œil sur l’écran de notre PC pour vérifier l’état de la boîte de réception. Or, ces mauvaises habitudes ont pour principales conséquences de venir « saucissonner » notre temps de travail et de nous empêcher de nous consacrer à une tâche en cours ou à un moment de détente (35 % des personnes interrogées dans l’enquête Adobe avouent consulter leurs courriels en s’habillant ou en déjeunant…).

A. – Supprimer les tentations

La première mesure à adopter pour ne pas être constamment dérangé est de désactiver les notifications. Il s’agit des alertes visuelles ou sonores qui signalent l’arrivée d’un courriel dans la boîte de réception de la plupart des messageries électroniques. La désactivation des notifications peut se faire directement via le menu « paramètres » du programme de messagerie ou à partir des fonctions générales de réglage du système d’exploitation (OS X, iOS, Android, notamment). Cette désactivation peut être totale ou partielle (suppression de la seule alerte sonore, diminution de la taille de l’alerte visuelle, suppression de l’affichage de l’aperçu de prévisualisation du contenu du courriel…).
La seconde mesure qui s’impose est de ne plus laisser la boîte de réception ouverte en permanence sur l’écran du PC ou de la tablette. Sans pour autant la fermer il est conseillé de la réduire en cliquant sur le « – » présent sur la partie supérieure de la fenêtre du programme. Pour la rouvrir, il suffira alors de cliquer sur son logo sur la barre de tâches de Windows.

B. – Définir ses pratiques de consultation

Plutôt que de se voir imposer la gestion des mails, il est préférable, comme pour toutes les tâches que chaque jour il nous faut accomplir, de la planifier. Idéalement, des plages de consultation doivent être définies (et respectées). Il est possible d’envisager des horaires fixes (9 h, 12 h, 15 h, 18 h), des espaces précis de non-consultation (2 h ou 3 h sans consulter ses courriels) ou encore de s’interdire d’ouvrir sa boîte tant que le traitement d’une tâche en cours n’est pas terminé ou lorsque l’on est en famille ou avec des amis.

2. Gérer les courriels entrants

Ne pas se précipiter sur sa boîte mail toutes les cinq minutes est une chose, parvenir à mettre en place une gestion optimisée des courriels entrants en est une autre. Et là encore, un peu de méthode et quelques paramétrages peuvent fortement aider.

A. – Trier le bon grain de l’ivraie

Parmi les 120 courriels que nous recevons chaque jour, en moyenne, une majorité n’a aucun intérêt. La première démarche consiste donc à structurellement limiter le volume de ces courriels « indésirables ». D’abord, il convient de faire le tri dans les newsletters. Cela suppose de se désinscrire de celles que l’on n’ouvre jamais et de classer dans un répertoire spécifique, créé pour l’occasion, celles que l’on consulte de temps en temps. Ce classement peut être fait à la main ou automatisé. Sur Outlook, par exemple, pour définir une règle de traitement automatique d’un courriel, il faut aller dans le menu « Fichier/Gérer les règles et les alertes/Nouvelle règle ». Il faut ensuite spécifier un type de courriels (en fonction de son expéditeur, de ses destinataires, du contenu de son objet…) et lui attribuer un traitement spécifique (transfert dans un répertoire – y compris la corbeille -, transfert à un ou plusieurs autres destinataires, marquage du courriel…).

Ces outils de classement automatique peuvent, par exemple, se révéler très utiles lorsque l’on souhaite extraire de la boîte de réception des messages que l’on n’est pas tenu de lire mais que l’on veut néanmoins conserver. Typiquement, il est possible de transférer dans un répertoire dédié tous les messages qui nous sont adressés en copie (et en copie cachée). Le plus souvent les personnes qui nous mettent en copie n’attendent pas de nous une réponse mais souhaitent seulement nous tenir informé de l’évolution d’un dossier ou de la teneur d’un échange. La consultation de ces courriels peut donc être différée.

B. – L’intérêt de « Pêle-Mêle »

On peut également noter que sur Outlook existe un outil de tri automatique conçu pour distinguer les courriels importants des autres. Baptisé Pêle-mêle il a pour fonction de transférer dans un répertoire portant le même nom les courriels dotés d’un faible degré de priorité et ceux censés peu nous intéresser. Pour identifier ces derniers, Pêle-mêle scrute nos habitudes. Si un même expéditeur nous adresse régulièrement des courriels que jamais nous n’ouvrons, il les transfère dans Pêle-mêle. L’outil est très puissant mais pas infaillible. Il convient donc de régulièrement ouvrir le répertoire pour jeter un œil sur les courriels qui y sont stockés. En cas d’erreur, il suffit de re-transférer le courriel dans la boîte de réception. Ce seul geste est interprété par Pêle-mêle comme signifiant qu’à l’avenir les messages de cet expéditeur ne devront plus être extraits de la boîte de réception.

3. Répondre quand il faut

Ce n’est pas parce qu’un mail met une poignée de secondes à nous parvenir que nous devons systématiquement le traiter dans l’instant. Lors de la lecture des nouveaux mails, il est conseillé de leur affecter un degré de priorité afin qu’ils prennent rang dans le planning de travail de la journée ou de la semaine. Outlook permet par exemple (via un simple clic du bouton droit de la souris) de marquer un courriel pour définir sa date de traitement. Il est même possible de lui associer une alerte afin que le moment venu un rappel nous soit adressé. Une fonction équivalente (menu « plus/activer le suivi ») est également disponible dans Gmail.

LA SEMAINE JURIDIQUE – NOTARIALE ET IMMOBILIÈRE – N° 16-17 – 22 AVRIL 2016

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