CONSEIL. – Le Service notarial de dépôt électronique proposé aux professionnels, entreprises et particuliers, a été mis en place par la chambre interdépartementale des notaires de Paris en 2009. Ce coffre‐fort électronique, accessible uniquement chez un notaire, assure la conservation de documents dématérialisés et l’archivage de données à valeur ajoutée dans des conditions de sécurité juridique et technologique optimales. Ce service permet de prouver de manière certaine leur origine, leur date de dépôt, leur intégrité et leur authenticité.
« La combinaison de l’authenticité et de la conservation électronique sécurisée permet de donner date certaine aux données dématérialisées stratégiques et sensibles de nos clients », souligne Jérôme Cauro, anciennement en charge des technologies de l’information à la Chambre.
En pratique
Réaliser un dépôt électronique est simple : le support sur lequel sont stockées les données est remis au notaire qui les charge sur son poste et en calcule l’empreinte électronique. L’empreinte est éditée sur papier afin de pouvoir être déposée au rang des minutes de l’étude.
Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers…) conservées sur support électronique (CD‐ROM, DVD, clé USB, disque dur), quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt notarial électronique. Ce service s’adresse à tous ceux qui ont besoin de protéger leurs données sensibles et leurs actifs immatériels, par exemple :
– créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, sonores, audiovisuelles, dessins ou modèles, plans ;
– cahiers de laboratoires, comptes rendus d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, secrets de fabrique ;
– logiciels, systèmes d’exploitation, sites web ;
– fichiers, banques de données, comptabilités ;
– chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats, data room…
Le client décide de la durée du dépôt qui sera d’un an à dix ans maximum, renouvelable à terme. La facturation du service au client est constituée des coûts de la conservation des données, proportionnelle à la durée du dépôt et du volume de données, du dépôt des preuves au rang des minutes de l’étude auxquels s’ajouteront des honoraires libres.
Ce service est à la disposition de tous les notaires de France.
Source : Jérôme Cauro notaire, ancien chargé des technologies de l’information à la Chambre.